Kan ik mijn klantenbestand uit Excel in Pipeline importeren?

Ja, via Sum. Pipeline heeft geen eigen importknop. In Sum open je Sales en dan Customers, en klik je op Import CSV. Sum schrijft je klanten in de lijst die Pipeline ook leest. Open daarna Contacts in Pipeline. Een bedrijf staat onder Companies, een persoon onder People.

Worden mijn leads ook klanten als ik ze importeer?

Ja, en dat wil je niet. Elke rij die je in Sum importeert, krijgt de rol Customer. Pipeline laat die rol zien en zet hem nooit terug naar Lead. Importeer daarom alleen klanten die je al hebt gefactureerd. Leads voeg je in Pipeline zelf toe, één voor één. Dan beginnen ze als Lead.

Wat doet Pipeline met dubbele contacten?

Een persoon staat er één keer in, op e-mailadres. Maak je iemand aan met een e-mailadres dat al bestaat, dan vraagt Pipeline of je het bestaande contact wilt openen. Maak je in Pipeline een bedrijf aan met een website die er al staat, dan waarschuwt Pipeline. Wat er toch dubbel in staat, voeg je samen onder Settings en dan Merge.

Is Pipeline in het Nederlands?

Nee, de app is in het Engels. Contacts, Deals, Lead en Customer zijn Engelse woorden in de app. Je namen, notities en deals schrijf je in je eigen taal. De factuur die je klant van Sum krijgt, kan wel in het Nederlands.

Klantenbestand in Excel: zo zet je je klanten over naar Pipeline

Een klantenbestand in Excel werkt zolang je weinig klanten hebt en zelf onthoudt wie je moet bellen. Het gaat mis als dezelfde klant op drie plekken staat en je status een kolom is die je vergeet. Lyto Pipeline leest de klantenlijst die ook Sum en Tally gebruiken. Je importeert je sheet één keer, als CSV-bestand in Sum. Daarna staan je klanten in Pipeline, met een deal, een tijdlijn en een taak per klant.

Veel zzp’ers houden hun klanten bij in Excel. Eén rij per klant, met een naam, een e-mailadres en een kolom voor de status. Dat werkt met vijf klanten. Dit artikel laat zien wanneer het misgaat. Daarna lees je hoe je je klanten overzet naar Lyto Pipeline, en waar de import zit.

Wanneer werkt Excel niet meer?

Kijk naar een gewone week. Je sheet is prima zolang dit niet gebeurt:

Dezelfde klant staat op drie plekken. In je sheet, in je mail en in je facturen. Verhuist de klant, dan pas je het op één plek aan.
Je status is een kolom die je vergeet. Er staat “lead” bij iemand die vorige maand al betaalde.
Je weet niet wie je moet terugbellen. De afspraak staat in een mail van drie weken geleden.
Je ziet niet wat er openstaat. Welke opdrachten lopen nog, en voor welk bedrag? Dat tel je bij elkaar uit je hoofd.
Je typt de klant over in je factuur. Elke keer kan er een tikfout in de naam of het btw-nummer komen.

Herken je niets hiervan? Houd dan je sheet. Stap over als het begint.

Wat doet Pipeline anders?

Pipeline is het CRM van Lyto. Onder Contacts staan je klanten en leads, met twee tabbladen: People voor personen en Companies voor bedrijven. Elk contact heeft een tijdlijn. Daar zet je notities, gesprekken, afspraken en mails die je zelf logt. Een taak koppel je aan een contact of een deal.

De status van een contact kies je niet zelf. Pipeline leidt hem af uit je deals. Een contact dat je aanmaakt, is een Lead. Koppel je er een open deal aan, dan wordt het een Prospect. Win je de deal, dan is het een Customer. Die status gaat nooit terug. Verlies je een latere deal, dan blijft de klant een Customer.

Een deal heeft een titel, een contact, een fase, een bedrag in euro’s, een verwachte sluitdatum en een kans. De deals staan op één bord, met vier fases: Incoming, Qualifying, Proposal en Negotiation. Die fases kun je hernoemen, verplaatsen of weghalen. Won en Lost zijn geen fases. Een deal sleep je er naartoe als hij rond is of afketst.

Pipeline houdt dubbele contacten tegen. Een persoon staat er één keer in, op e-mailadres. Maak je in Pipeline een bedrijf aan met een website die er al staat, dan waarschuwt Pipeline. Een adres bij gmail.com telt daarbij niet mee. Wat er toch dubbel in komt, voeg je samen met de knop Merge onder Settings.

Waar zit de import?

Pipeline heeft geen eigen importknop. Dat hoeft ook niet. Pipeline, Sum en Tally lezen dezelfde klantenlijst. Je importeert je klanten in Sum, de facturen-app. Daarna staan ze ook in Pipeline. Een rij met kind company komt onder Companies. Een rij met kind individual komt onder People.

Let op: elke rij die je zo importeert, krijgt de rol Customer. In Pipeline staat die klant dan meteen als Customer, en die status gaat nooit terug. Importeer daarom alleen klanten die je al hebt gefactureerd. Je leads voeg je in Pipeline zelf toe. Dan beginnen ze als Lead.

Stap 1: maak je klantenlijst klaar

Elke rij is één klant. Onder dit artikel staat het sjabloon met negen kolommen, hetzelfde sjabloon als voor facturen in Excel. Alleen display_name is verplicht. Voor Pipeline tellen vier kolommen:

Kolom	Verplicht	Wat Pipeline ermee doet
display_name	Ja	De naam die je in Contacts ziet
kind	Nee	company komt onder Companies, individual onder People. Leeg is company
primary_email	Nee	Waar Pipeline een persoon aan herkent. Vul hem in bij elke persoon
website	Nee	Staat op de pagina van het bedrijf in Pipeline

De andere kolommen zijn voor Sum: legal_name, country_code, vat_number, primary_phone en payment_terms_days. Vul ze in als je ze hebt. Dan staan ze goed op je facturen. Een bedrijf uit je import herkent Pipeline niet aan zijn website. Een persoon herkent Pipeline wel aan zijn e-mailadres.

Drie dingen gaan in Nederland vaak mis:

Personen en bedrijven in één rij. Staat “Jan de Vries, Bakkerij De Vries” in één cel, kies dan één van de twee. Het bedrijf is meestal de klant die je factureert.
Nederlandse woorden in kind. Sum leest alleen company en individual. Een rij met particulier wordt company.
Eén e-mailadres bij twee personen. Een e-mailadres hoort bij één persoon. Staat info@ bij drie mensen, dan importeert Sum alleen de eerste. De andere twee staan na de import als fout op het scherm. Zet dat adres bij het bedrijf.

Puntkomma’s zijn geen probleem. Sum ziet zelf of je bestand komma’s of puntkomma’s gebruikt. Eén bestand mag hoogstens 5 MB en 1.000 klanten hebben.

Stap 2: importeer in Sum

In Sum open je Sales en dan Customers. Klik op Import CSV. Daarvoor heb je de rol owner, admin of bookkeeper nodig. De import heeft drie stappen:

Upload & map. Upload het bestand. Kijk of elke kolom bij het goede veld hoort. Een kolom die je niet nodig hebt, zet je op “(skip this column)”.
Preview. Sum vergelijkt elke rij met wat er al staat. Sum zoekt eerst op btw-nummer, dan op e-mail en dan op een naam die er sterk op lijkt. Elke rij is nieuw, gekoppeld, dubbel in je bestand of fout.
Import. Sum slaat je klanten op. Rijen die niet lukken, staan op het scherm, met de reden erbij. Verbeter ze in je sheet en importeer opnieuw.

Hoe de import precies werkt, lees je in facturen maken in Excel: zo stap je over op Sum. Daar staat ook hoe je je open facturen overzet.

Stap 3: open Pipeline

Open Pipeline en klik op Contacts. Je bedrijven staan onder Companies, je personen onder People. Elk contact heeft het label Customer. Zoek een naam op, of filter op Customer. Een persoon uit je import hangt nog niet aan een bedrijf. Die koppeling maak je alleen als je een persoon in Pipeline zelf aanmaakt.

Zie je iemand twee keer, bijvoorbeeld “De Vries” en “Bakkerij De Vries”? Open Settings en dan Merge. Kies welk contact blijft. Deals en notities gaan mee naar dat contact. Hiervoor heb je de rol owner of admin nodig.

Stap 4: voeg je leads en deals toe

Je leads staan nog niet in Pipeline. Voeg ze toe onder Contacts, met Add person of Add company. Een persoon koppel je daar aan zijn bedrijf. Ze beginnen als Lead. Loopt er een gesprek, maak dan een deal aan. Kies een fase, een bedrag en een verwachte datum. De lead wordt dan een Prospect. Win je de deal, dan is het een Customer.

Je oude sheet bewaar je als archief. Pipeline importeert geen notities of oude afspraken. Staat er iets belangrijks bij een klant, zet het dan als notitie op de tijdlijn.

Die klant staat nu ook in Sum en Tally. In Tally schrijf je uren op de klant. In Sum maak je de factuur, met dezelfde naam en hetzelfde btw-nummer. Staan je uren ook nog in Excel? Lees dan urenregistratie in Excel naar Tally.

Wat Pipeline niet doet

Pipeline heeft geen eigen importknop en geen CSV-export van je klantenlijst. Een owner of admin kan wel per persoon alles downloaden wat Lyto over die persoon heeft. Dat staat onder Settings en dan Data & provenance. Pipeline leest je mailbox niet. Een mail log je zelf op de tijdlijn. Er is één bord per organisatie. Pipeline maakt geen offertes en geen facturen. Dat doet Sum.

Wat je verder meeneemt en wat achterblijft, staat bij overstappen naar Lyto.

Wat het kost

Pipeline zit in elk abonnement van Lyto, samen met de andere zes apps. Met Seed, voor één tot vijf mensen, betaal je €10 per gebruiker per maand, bij jaarlijkse betaling, of €13 per maand. Wat grotere teams betalen, lees je bij prijzen. De proefperiode duurt 14 dagen en je hebt geen creditcard nodig. Zo importeer je eerst je eigen klanten.