Privacyverklaring

1. Wie we zijn

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in deze verklaring is Lyto (“Lyto”, “we”, “ons”), een bedrijf ingeschreven in Nederland.

• Vestigingsadres: Francois Maelsonstraat 2, 2582 KC, Den Haag, Nederland
• KvK-nummer: 99898624
• Btw-nummer: NL005417321B70
• Contact voor privacy: lytoapp@gmail.com

We hebben geen functionaris gegevensbescherming aangesteld, omdat dat bij onze huidige omvang wettelijk niet verplicht is. Het contactadres hierboven is het juiste adres voor elke vraag over gegevensbescherming.

2. Reikwijdte

Deze verklaring gaat over persoonsgegevens die we verwerken als je:

• Onze website lytoapp.com bezoekt
• Een account aanmaakt of hebt bij een product van Lyto (waaronder Workspace, Pipeline, Solve, Sum, Workstream, Tally en Pulse)
• Inlogt via onze inlogdienst op auth.lytoapp.com
• Contact met ons opneemt per e-mail of via een formulier op onze website

Gebruik je een product van Lyto binnen een organisatie die zelf een Lyto-account heeft, dan is die organisatie verwerkingsverantwoordelijke voor de bedrijfsgegevens die jij invoert (urenstaten, facturen, projectgegevens, enzovoort). Lyto is dan verwerker van die gegevens namens die organisatie. Deze verklaring gaat over gegevens waarvoor Lyto zelf verantwoordelijk is, zoals je inloggegevens, factuurgegevens, supportcorrespondentie en gebruiksgegevens van het product.

3. Wat we verzamelen en waarom

3.1 Accountgegevens

Als je een account aanmaakt, verzamelen we je naam, je e-mailadres en (als je er een instelt) een gehasht wachtwoord. Log je in met Google, dan ontvangen we het e-mailadres, de naam, de profielfoto en een unieke identificatiecode van je Google-account. Je Google-wachtwoord ontvangen we nooit.

Grondslag: uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). We hebben deze gegevens nodig om je toegang te geven tot de dienst waarvoor je je hebt aangemeld.

3.2 Productgegevens

Om de functies te leveren die je gebruikt (urenstaten, facturen, verkoopgegevens, voorstellen met AI, dashboards en zo verder) bewaren we de informatie die jij en je collega’s in de apps invoeren. Ook bewaren we metadata over hoe die informatie is gemaakt en gewijzigd (tijdstippen en de gebruiker die elke wijziging deed).

Grondslag: uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) met de klantorganisatie; gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) bij een kloppend overzicht van wijzigingen.

3.3 Factuurgegevens

Voor betaalde abonnementen bewaren we je factuur-e-mailadres, je factuuradres, je btw-nummer (als dat van toepassing is) en de gegevens van facturen en betalingen. Kaart- of bankgegevens, als je die opgeeft, worden verwerkt door onze betaalverwerker en nooit op de eigen servers van Lyto opgeslagen.

Grondslag: uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b); wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c) voor de belasting- en boekhoudadministratie onder Nederlands recht.

3.4 Technische en gebruiksgegevens

Als je Lyto gebruikt, ontvangen onze servers automatisch standaard verzoekgegevens: IP-adres, user-agent, de opgevraagde pagina of het opgevraagde API-endpoint, de responsstatus en het tijdstip van het verzoek. Een deel daarvan leggen we vast voor beveiliging, het voorkomen van misbruik en het oplossen van fouten.

We leggen ook een klein aantal gebeurtenissen in het product vast (zoals “gebruiker ingelogd” en “factuur gemaakt”). Zo zien we welke delen van het product worden gebruikt en merken we storingen op. Deze gebeurtenissen zijn gekoppeld aan je gebruikers-ID, maar bevatten niet de inhoud van je bedrijfsgegevens.

Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) bij een veilige, betrouwbare dienst die steeds beter wordt.

3.5 Support- en communicatiegegevens

Als je ons mailt, een formulier invult of op een andere manier contact met ons opneemt, bewaren we de inhoud van dat contact. Zo kunnen we antwoorden, en hebben we de vraag bij de hand als die opnieuw opkomt.

Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) bij het geven van support.

4. Bankkoppelingen in Sum

Sum, onze app voor facturen en boekhouding, kan verbinding maken met je zakelijke bankrekening. Transacties komen dan automatisch binnen om af te letteren, zonder dat je ze met de hand importeert. In dit deel staat precies wat die koppeling doet. Het geldt alleen als je ervoor kiest er een te maken. Al het andere in Sum werkt zonder koppeling, en je kunt in plaats daarvan een bankafschrift importeren (CAMT.053 of MT940).

4.1 De koppeling kan alleen lezen

De koppeling geeft Sum alleen toegang tot rekeninginformatie. Sum kan je rekeninggegevens, saldo en transactiegeschiedenis lezen. Sum kan geen betaling starten, geen geld verplaatsen en niets wijzigen bij je bank, en vraagt daar ook nooit om.

Je logt in bij je eigen bank, op de schermen van je eigen bank, met de sterke klantauthenticatie van je eigen bank. Lyto ziet, ontvangt of bewaart nooit je inloggegevens van de bank. Sum ontvangt een sessiereferentie terug. Die is versleuteld opgeslagen in onze database en wordt alleen ontsleuteld om transacties op te halen of de toestemming in te trekken.

Alleen de eigenaar van de organisatie kan een bankrekening koppelen of ontkoppelen.

4.2 Via wie de koppeling loopt

De koppeling loopt via Enable Banking Oy, een aanbieder van rekeninginformatiediensten die is gevestigd in Finland (EU) en daar onder PSD2 onder toezicht staat. Enable Banking heeft de gereguleerde relatie met je bank en geeft de rekeninggegevens door aan Sum. Het is hiervoor onze subverwerker en staat in de tabel in deel 6.

4.3 Wat Sum bewaart

Per koppeling bewaart Sum:

• De naam en code van je bank, en het logo van je bank.
• Per gekoppelde rekening: de naam van de rekening, het soort rekening, de valuta, een gemaskeerd rekeningnummer en het laatste saldo.
• Per transactie: de boekingsdatum, het bedrag en de valuta, de omschrijving van je bank, de naam van de tegenpartij of winkel als je bank die geeft, een categorie als je bank die geeft, of de transactie nog in behandeling is, en de afletterstatus die Sum zelf toekent (niet gekoppeld, voorgesteld, gekoppeld of genegeerd).

De eerste synchronisatie na het koppelen haalt tot 90 dagen transactiegeschiedenis op. Daarna vraagt elke synchronisatie alleen wat nieuw is of veranderd sinds de vorige keer. Sum bewaart geen andere informatie van je bank.

Grondslag: je uitdrukkelijke toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG), gegeven bij je bank onder PSD2. Je kunt die toestemming altijd intrekken, zoals hieronder staat.

4.4 Hoe lang de toestemming geldt

We vragen je bank om toestemming voor maximaal 180 dagen. Dat is het maximum dat PSD2 toestaat voor toegang tot rekeninginformatie. Je bank kan een kortere periode geven. Verloopt de toestemming, dan stopt de koppeling: er worden geen transacties meer opgehaald tot je opnieuw inlogt bij je bank. Sum laat in de instellingen voor bankieren zien wanneer een koppeling vernieuwd moet worden.

4.5 Hoe je de toestemming intrekt

Ga in Sum naar Settings → Bank connections en kies Disconnect. Dat doet twee dingen. Sum vraagt Enable Banking de sessie te verwijderen, waarmee de toestemming bij je bank wordt ingetrokken. En Sum verwijdert de koppeling, met de opgeslagen rekeningen en alle transacties die via die koppeling zijn opgehaald. Boekingen die je al van die transacties had gemaakt, blijven in je boekhouding staan. Die horen nu bij je administratie en zijn geen bankgegevens meer.

Je kunt de toestemming ook altijd intrekken in het toestemmingsscherm van je eigen bank, zonder Sum. De koppeling stopt dan meteen. Ontkoppel daarna in Sum om de gegevens te verwijderen die Sum al heeft opgeslagen.

5. Gekoppelde mailboxen in Pipeline

Pipeline, ons CRM, kan worden gekoppeld aan de eigen Microsoft-mailbox van een lid (Microsoft 365, of Outlook.com en Hotmail). Mail en afspraken met klanten komen dan bij die klant te staan, zonder dat je ze met de hand doorstuurt. In dit deel staat precies wat die koppeling leest, bewaart en verwijdert. Het geldt alleen als Lyto de functie voor je organisatie heeft aangezet en je je mailbox koppelt. De organisatie waarvoor je werkt is verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevens en Lyto is verwerker. De organisatie steunt op haar gerechtvaardigd belang bij het vastleggen van haar zakelijke relaties (art. 6 lid 1 sub f AVG), niet op jouw toestemming.

5.1 Wat Pipeline leest, en om welke machtigingen het vraagt

Pipeline leest je mailbox via Microsoft Graph, de eigen toegang van Microsoft tot je mailbox, met deze machtigingen: openid, profile, offline_access en User.Read (wie je bent, en gekoppeld blijven), Mail.Read (mail lezen), Mail.Send (de mail versturen die je in Pipeline schrijft) en Calendars.ReadBasic (je agenda, zonder de inhoud of bijlagen van afspraken). Pipeline kan niets in je mailbox wijzigen, verplaatsen of verwijderen.

• Het leest je Inbox, Verzonden items en hoofdagenda. Geen andere mappen of agenda’s, en geen gedeelde mailboxen.
• Bij de eerste koppeling leest het de laatste 12 maanden mail en agenda. De agenda wordt ook 90 dagen vooruit gelezen.
• Daarna leest het elke 5 minuten nieuwe mail en elke 15 minuten je agenda.

Microsoft is geen subverwerker van ons. Microsoft Graph is de bron van deze gegevens: de Microsoft-dienst van je organisatie (of van jezelf), onder een eigen overeenkomst met Microsoft.

5.2 Wat wordt bewaard, en wat niet

Pipeline leest eerst de kopgegevens van elk bericht (afzender, ontvangers, datum, onderwerp) en bewaart alleen wat zakelijke correspondentie met een extern bedrijf is:

• Volledig bewaard (afzender, ontvangers, datum, onderwerp, inhoud, bijlagen): mail met een bedrijf waarnaar je hebt gemaild, of met een persoon of bedrijf dat al in Pipeline staat. Mail met gratis maildiensten, de eigen domeinen van je organisatie, geblokkeerde domeinen en bedrijven die als Not a lead zijn gemarkeerd valt erbuiten.
• Alleen kopgegevens, als voorstel: mail van een onbekend bedrijf waarnaar je nooit hebt gemaild. De inhoud wordt alleen opgehaald als iemand het voorstel accepteert. Van de 12 maanden die bij het koppelen worden gelezen, levert alleen zulke mail uit de laatste 90 dagen een voorstel op; oudere mail in één richting wordt niet bewaard. Bij een persoonlijke mailbox van Outlook.com of Hotmail is elk nieuw bedrijf een voorstel.
• Afspraken: titel, tijd, plaats, organisator en de deelnemers met hun antwoord, voor afspraken met een persoon of bedrijf in Pipeline, of met een deelnemer van wie het onbekende bedrijf een voorstel wordt, die minstens één deelnemer buiten je organisatie en hooguit 25 deelnemers hebben. Nooit de inhoud van de afspraak.
• Nooit opgeslagen: al het andere, ook mail tussen collega’s, nieuwsbrieven en mail die bij geen enkel bedrijf hoort. Pipeline bewaart zelfs geen kenmerk van het bericht; alleen de leespositie in de mailbox blijft over.
• Overgeslagen: mail die in Outlook als Privé is gemarkeerd, afspraken die als privé, persoonlijk of vertrouwelijk zijn gemarkeerd, afspraken die je hebt afgewezen, en interne afspraken.

Verwijder of archiveer je een bericht in Outlook, dan blijft het in Pipeline staan: Pipeline bewaart de vastlegging van de relatie door je organisatie, geen kopie van je mailbox. Verwijderen doe je met Remove from Pipeline bij de conversatie of afspraak. Je kiest ook zelf wie in je organisatie de inhoud van je mail ziet, en je kunt elke conversatie privé maken.

5.3 Hoe lang het wordt bewaard

• Bewaarde mail en afspraken: zolang de persoon of het bedrijf waar ze bij horen in Pipeline staat, of tot ze worden verwijderd. Het ruwe berichtbestand wordt na 30 dagen verwijderd.
• Kopgegevens van voorstellen: tot het voorstel is geaccepteerd of afgewezen, of het bericht de gesynchroniseerde map verlaat, en hooguit 30 dagen. Het domein van een afgewezen bedrijf blijft geblokkeerd; alleen het domein wordt bewaard.
• De koppeling zelf (je mailadres, kenmerken van je Microsoft-account en een versleuteld vernieuwingstoken): tot je ontkoppelt.

5.4 Geen advertenties, geen training van AI

Lyto gebruikt gegevens uit je mailbox nooit voor advertenties of marketing, verkoopt of deelt ze nooit, en gebruikt ze, of iets wat ervan is afgeleid, nooit om AI-modellen te trainen. Gebruik je in Pipeline een AI-functie die gegevens leest, zoals het opstellen van een vervolgmail, dan verwerkt Anthropic die gegevens om je te antwoorden. Ze worden niet gebruikt voor training.

5.5 Ontkoppelen, en wat dat verwijdert

Ga in Pipeline naar Email capture en kies Disconnect. Ontkoppelen verwijdert meteen de toegang van Pipeline tot je mailbox (de tokens), de leespositie in je mailbox en de kopgegevens van alle voorstellen. Mail en afspraken die al bewaard zijn, blijven bij je organisatie staan, tenzij je kiest voor Remove what only my mailbox brought in. Dan worden ook de mail en afspraken verwijderd die geen collega ook heeft vastgelegd. Je vastlegadres blijft werken.

Je kunt de toegang van Pipeline ook bij Microsoft intrekken, zonder Pipeline: via myapps.microsoft.com voor een werkmailbox, of via account.live.com/consent/Manage voor een persoonlijke. Pipeline stopt dan meteen met lezen. Ontkoppel daarna in Pipeline om te verwijderen wat Pipeline heeft; doe je dat niet, dan ontkoppelt Pipeline de mailbox zelf na 90 dagen.

Pipeline ontkoppelt een mailbox ook als een beheerder dat doet, als het lid de organisatie verlaat, en als de functie voor de organisatie wordt uitgezet. Telkens blijft de mail die al bewaard is staan als vastlegging van de organisatie. Sluit een organisatie haar Lyto-account, dan wordt alles verwijderd (deel 8).

6. Subverwerkers

Lyto gebruikt een klein aantal betrouwbare infrastructuurleveranciers om de dienst te leveren. Met elk van hen hebben we een schriftelijke verwerkersovereenkomst. We kiezen leveranciers die persoonsgegevens uit de EU binnen de EU verwerken, of met passende waarborgen.

Lemon Squeezy is de merchant of record van Lyto. Het verkoopt je het Lyto-abonnement en neemt de betaling aan. Dat doet het als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, onder zijn eigen privacybeleid. Het is geen subverwerker en staat daarom niet in de tabel.

Ook Microsoft staat niet in de tabel. Koppel je een mailbox aan Pipeline (deel 5), dan is Microsoft Graph de bron van de gegevens, via de eigen Microsoft-dienst van je organisatie, en geen leverancier die Lyto inschakelt.

We werken deze lijst bij als die verandert. Klanten krijgen minstens 30 dagen voordat we een nieuwe of andere subverwerker inschakelen bericht per e-mail, volgens artikel 6.2 van de verwerkersovereenkomst.

7. Doorgifte buiten de EER

Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven (nu aan Google, Twilio SendGrid en Anthropic, voor de doelen hierboven), gebruiken we de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie en, waar dat geldt, adequaatheidsbesluiten. We geven geen persoonsgegevens door aan landen zonder passende waarborg. Gegevens van bankkoppelingen gaan niet buiten de EER. Gegevens uit een gekoppelde mailbox worden in de EU bewaard en gaan alleen buiten de EER als een AI-functie van Pipeline ze leest (Anthropic).

8. Hoe lang we gegevens bewaren

• Actieve accounts: zolang het account actief is.
• Gesloten accounts: persoonsgegevens van een gesloten account verwijderen we binnen 90 dagen, behalve als we ze wettelijk moeten bewaren (bijvoorbeeld factuurgegevens onder de Nederlandse belastingwet: 7 jaar).
• Gegevens uit een gekoppelde mailbox: zoals in deel 5.3 staat. Ontkoppelen verwijdert de koppeling en de kopgegevens van alle voorstellen meteen.
• Gegevens van bankkoppelingen: zolang de koppeling bestaat. We verwijderen ze zodra je de bank in Sum ontkoppelt, of als de organisatie wordt gesloten.
• Back-ups: back-ups met je gegevens worden binnen 30 dagen na verwijdering uit het live systeem vervangen.
• Logboeken voor beveiliging en misbruik: maximaal 12 maanden.
• Supportcorrespondentie: maximaal 24 maanden nadat het gesprek is afgelopen.

9. Je rechten

Onder de AVG heb je het recht om:

• Een kopie te vragen van de persoonsgegevens die we over je hebben (recht op inzage).
• Ons te vragen onjuiste of onvolledige gegevens te verbeteren (recht op rectificatie).
• Ons te vragen je gegevens te verwijderen, met inachtneming van de bewaartermijnen hierboven (recht op gegevenswissing).
• Ons te vragen het gebruik van je gegevens te beperken zolang een geschil loopt (recht op beperking).
• Je gegevens te ontvangen in een overdraagbaar, machineleesbaar formaat (recht op overdraagbaarheid).
• Bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang (recht van bezwaar).
• Je toestemming op elk moment in te trekken als we op toestemming steunen, ook de toestemming voor een bankkoppeling (deel 4.5).

Wil je een van deze rechten gebruiken, mail dan naar lytoapp@gmail.com. We antwoorden binnen 30 dagen. Ben je niet tevreden met ons antwoord, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

lytoapp.com plaatst geen cookies. Inloggen op auth.lytoapp.com gebruikt één sessiecookie, nodig om je ingelogd te houden. We gebruiken geen advertentiecookies van derden en geen cookies die je over sites heen volgen. De websitestatistieken op lytoapp.com komen van Vercel Web Analytics. Dat draait op ons eigen domein en plaatst geen cookies en geen identificatiecode die je over sites heen volgt. Daarom heeft deze site geen cookiebanner.

11. Beveiliging

We nemen beveiliging serieus en volgen de gangbare standaarden: versleuteling tijdens transport (TLS 1.2+), versleuteling van alle klantdatabases in rust, gehashte wachtwoorden (bcrypt of sterker), zo min mogelijk toegangsrechten voor ons team, autorisatie per rij in de database, meerfactorauthenticatie voor beheertoegang en doorlopende monitoring. Sessiereferenties van banken en de vernieuwingstokens van Microsoft achter een gekoppelde mailbox hebben een extra laag versleuteling in de applicatie. Geen enkel systeem is volledig veilig. Denk je een kwetsbaarheid te hebben gevonden, meld die dan via lytoapp@gmail.com.

12. Kinderen

Lyto is gemaakt voor zakelijk gebruik en is niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Denk je dat een kind ons persoonsgegevens heeft gegeven, neem dan contact met ons op. Dan verwijderen we ze.

13. Wijzigingen in deze verklaring

We kunnen deze verklaring af en toe bijwerken. De datum “Laatst bijgewerkt” bovenaan de pagina toont de laatste wijziging. Bij belangrijke wijzigingen in hoe we bestaande persoonsgegevens gebruiken, laten we accounthouders dat minstens 30 dagen van tevoren per e-mail weten.

14. Contact

Vragen, verzoeken of klachten over deze verklaring of over hoe we met je gegevens omgaan:

• E-mail: lytoapp@gmail.com
• Post: Lyto, Francois Maelsonstraat 2, 2582 KC, Den Haag, Nederland