Kan ik mijn oude facturen in Sum importeren?

Alleen de facturen die nog openstaan. Die plak je in Settings, onder Opening Balance. Elke factuur is één regel: klant, factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum en het bedrag dat nog openstaat. Betaalde facturen blijven in je Excel-bestand en je pdf's. Dat is je archief.

Kan ik mijn eigen factuurnummers houden?

Je open facturen houden hun oude nummer in de beginbalans. Nieuwe facturen krijgen een nummer uit de reeks van Sum, vanaf INV-0001. Een ander voorvoegsel of beginnummer kun je niet kiezen. Je hebt dan twee reeksen, en dat mag van de Belastingdienst.

Leest Sum een CSV met puntkomma's uit Excel?

Ja. Sum ziet zelf of je bestand komma's, puntkomma's of tabs gebruikt. Kolommen met dezelfde naam als in het sjabloon koppelt Sum zelf. Heet een kolom anders, bijvoorbeeld Klantnaam, dan koppel je hem met de hand.

Is Sum in het Nederlands?

Nee, de app is in het Engels. Ook de importstappen hebben Engelse namen, zoals Customers en Import CSV. De factuur die je klant van Sum krijgt, kan wel in het Nederlands, met btw en je KvK-nummer.

Facturen maken in Excel: zo stap je over op Sum

Facturen maken in Excel werkt zolang je weinig facturen stuurt en weet wie betaald heeft. Het gaat mis als je factuurnummers met de hand typt, je btw-formules kopieert en je klanten uit je hoofd aanmaant. Lyto Sum neemt het over in twee stappen. Je klanten importeer je als CSV-bestand. Je facturen die nog openstaan, zet je in de beginbalans. Daarna nummert Sum elke nieuwe factuur zelf.

Veel zzp’ers maken hun eerste facturen in Excel. In het ene tabblad staan je klanten, in het andere een regel per factuur. Een sjabloon maakt er een pdf van. Dit artikel laat zien wanneer dat je geld kost. Daarna lees je hoe je overstapt op Lyto Sum.

Wanneer werkt Excel niet meer?

Kijk naar het eind van de maand. Je sheet is prima zolang dit niet gebeurt:

Je typt factuurnummers met de hand. Sla je een nummer over of gebruik je het twee keer, dan klopt je reeks niet meer.
Je btw is een formule die je kopieert. Staat er op één regel 9% waar 21% hoort, dan klopt je btw-aangifte niet.
Je maant aan uit je hoofd. Niets zegt je dat een factuur 14 dagen te laat is. De herinnering gaat weg als je eraan denkt.
Betaald en open staan in één kolom. Je zet een vinkje als het geld binnen is. Welk vinkje, zoek je op in je bankapp.
Je typt uren over in je factuur. Bij elke keer overtypen kan er een regel wegvallen.

Herken je niets hiervan? Houd dan je sheet. Stap over als het begint.

Wat doet Sum anders?

Sum is de facturen-app van Lyto. Je kiest een klant en voegt regels toe. Sum rekent de btw per regel uit: 21%, 9% of 0%. Voordat de factuur weggaat, kijkt Sum of alle factuureisen erop staan. Mist er iets, dan gaat de factuur niet weg. Sum zegt dan wat er mist.

Sum geeft een factuur pas een nummer als je hem verstuurt. Zo kost een concept dat je weggooit geen nummer. Je klant krijgt de factuur als pdf per e-mail. Sum heeft een schema voor herinneringen: een herinnering, een tweede herinnering en een aanmaning. Die gaan 3, 14 en 30 dagen na de vervaldatum. Je zet ze automatisch aan, of je stuurt ze zelf.

Een factuur is betaald als de betaling in je banktransacties staat en jij de match bevestigt. Koppel je Mollie, dan staat er een betaallink op elke factuur. In de ouderdomsanalyse zie je welke facturen nog openstaan, en hoe lang al.

Uren uit Tally worden met één klik een conceptfactuur in Sum. Staan je uren ook in Excel? Lees dan urenregistratie in Excel naar Tally.

Wat neem je mee?

Sum neemt twee dingen over uit je Excel-bestand. Je klanten importeer je als CSV-bestand. Je facturen die nog openstaan, zet je in de beginbalans. Dan kan Sum ze aanmanen.

Betaalde facturen blijven waar ze zijn. Sum kan geen oude facturen importeren. Bewaar je Excel-bestand en de pdf’s die je stuurde. Je moet je administratie zeven jaar bewaren.

Stap 1: maak je klantenlijst klaar

Elke rij is één klant. Onder dit artikel staat een sjabloon met negen kolommen en twee voorbeeldrijen. Alleen display_name is verplicht.

Kolom	Verplicht	Wat erin staat
display_name	Ja	De naam die je in Sum ziet, één keer per klant
legal_name	Nee	De naam waaronder de klant bij KVK staat
kind	Nee	company of individual; iets anders wordt company
country_code	Nee	Twee hoofdletters, zoals NL of BE
vat_number	Nee	Het btw-nummer van je klant
primary_email	Nee	Waar facturen en herinneringen heen gaan
primary_phone	Nee	Een telefoonnummer
website	Nee	De website van je klant
payment_terms_days	Nee	Je betaaltermijn in dagen; leeg is 30

Let op drie dingen die in Nederland vaak misgaan:

Nederlandse kolomnamen. Heten je kolommen Klantnaam of Btw-nummer, dan koppel je ze in de volgende stap met de hand. Of je neemt de namen uit het sjabloon over.
Hoofdletters. Schrijf het land als NL. Een rij met nl lukt niet.
Particulier of bedrijf. Sum leest alleen de Engelse woorden company en individual. Een rij met particulier wordt company.

Puntkomma’s zijn geen probleem. Sum ziet zelf of je bestand komma’s of puntkomma’s gebruikt. Eén bestand mag hoogstens 5 MB en 1.000 klanten hebben.

Stap 2: importeer je klanten

In Sum open je Sales en dan Customers. Klik op Import CSV. Daarvoor heb je de rol owner, admin of bookkeeper nodig. De import heeft drie stappen:

Upload & map. Upload het bestand. Kijk of elke kolom bij het goede veld hoort. Een kolom die je niet nodig hebt, zet je op “(skip this column)”.
Preview. Sum vergelijkt elke rij met je klanten in Sum. Sum zoekt eerst op btw-nummer, dan op e-mail en dan op een naam die er sterk op lijkt. Elke rij is nieuw, gekoppeld, dubbel in je bestand of fout. Een gekoppelde klant houdt zijn gegevens. Hij krijgt wel de betaaltermijn uit je bestand.
Import. Sum slaat je klanten op. Rijen die niet lukken, staan op het scherm, met de reden erbij. Verbeter die rijen in je sheet en importeer ze opnieuw.

Je leveranciers importeer je op dezelfde manier, onder Costs en dan Suppliers.

Dezelfde klanten staan daarna ook in Pipeline, het CRM van Lyto. Pipeline heeft geen eigen importknop. Hoe je daar verder gaat met deals en leads, lees je in klantenbestand in Excel: zo zet je je klanten over naar Pipeline.

Stap 3: zet je open facturen over

Open Settings en dan Opening Balance. Vul eerst je overstapdatum in en de saldi waarmee je begint. Boek die beginbalans. De cijfers vind je op je laatste balans, of je vraagt ze aan je boekhouder. Pas daarna kun je open facturen invullen.

Plak dan één regel per open factuur, in deze volgorde: klant, factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum en het bedrag dat nog openstaat. Zo ziet een regel eruit: Bakkerij De Vries,2026-031,2026-09-15,2026-10-15,1210.00.

Datums schrijf je als jaar-maand-dag: 2026-09-15. Is de vervaldatum leeg, dan neemt Sum de factuurdatum.
Het bedrag is wat er nog openstaat, met btw. Schrijf een punt voor de centen: 1210.00. Een komma ziet Sum als een nieuwe kolom.
Het factuurnummer blijft zoals het was. Een nummer dat lijkt op de reeks van Sum, zoals INV-0001, lukt niet.
De klant zoekt Sum op naam. Vindt Sum geen klant met een naam die er sterk op lijkt, dan maakt Sum er een aan.

Je plakt hoogstens 500 facturen per keer. Deze facturen staan in de ouderdomsanalyse. Sum stuurt herinneringen naar elke klant met een e-mailadres. Importeer je klanten dus eerst, in stap 2. Dan vindt elke factuur zijn klant op naam. De omzet en btw boekte je al toen je ze verstuurde. Sum boekt ze dus niet nog een keer.

Stap 4: stap over

Vanaf je overstapdatum maak je elke nieuwe factuur in Sum. De nummers beginnen bij INV-0001. Een ander voorvoegsel of beginnummer kun je niet kiezen. Je oude facturen houden hun eigen nummer. Je hebt dan twee reeksen: de oude, die stopt, en die van Sum. Meer dan één reeks mag, zolang elke reeks doorloopt. Hoe dat zit, lees je in factuureisen voor je eerste factuur.

Wat Sum niet doet

Sum importeert geen betaalde facturen en geen regels van oude facturen. Sum heeft nog geen terugkerende facturen, geen offertes en geen e-facturen via Peppol. Sum werkt alleen in euro’s. Je kunt een factuur niet met een knop op betaald zetten. Dat gebeurt door een match met je bank, een betaling via Mollie of een creditnota.

Wat je verder meeneemt uit je oude programma, zoals je bankafschriften en je beginbalans, staat bij overstappen naar Lyto.

Wat het kost

Sum zit in elk abonnement van Lyto, samen met de andere zes apps. Met Seed, voor één tot vijf mensen, betaal je €10 per gebruiker per maand, bij jaarlijkse betaling, of €13 per maand. Wat grotere teams betalen, lees je bij prijzen. De proefperiode duurt 14 dagen en je hebt geen creditcard nodig. Zo importeer je eerst je eigen klanten.