Factuureisen: wat moet er op je eerste factuur als zzp'er?

Je bent ingeschreven bij KVK en je eerste opdracht is klaar. Nu stuur je je eerste factuur. Dit artikel hoort bij zzp’er worden: de checklist, stap 7. De regels komen van de factuureisen van de Belastingdienst.

Heb je al een factuur klaar? Controleer je factuur met de factuurcheck. Die loopt deze regels na, in je browser.

Wat moet er op een factuur staan?

Op een gewone factuur staan deze gegevens:

1. je volledige naam en die van je klant;
2. je volledige adres en dat van je klant;
3. je btw-id, met NL ervoor;
4. je KvK-nummer, als je bij KVK staat ingeschreven;
5. de datum van de factuur;
6. een factuurnummer;
7. wat je leverde, met de hoeveelheid of de omvang;
8. de datum waarop je leverde;
9. het bedrag zonder btw;
10. het btw-tarief;
11. het btw-bedrag.

Gebruik de naam waaronder je bij KVK staat. Een postbusnummer is geen volledig adres. Je btw-id is het nummer dat de Belastingdienst je na je inschrijving stuurde.

Hoe nummer je je facturen?

Je facturen hebben opeenvolgende nummers. Je mag één reeks gebruiken of meer, bijvoorbeeld een reeks per jaar: 2026-001, 2026-002, 2026-003. Een nummer sla je niet over en gebruik je niet twee keer. Zo ziet de Belastingdienst dat er geen factuur ontbreekt.

Wanneer verstuur je de factuur?

Je verstuurt de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na je levering. Werkte je in oktober, dan gaat de factuur uiterlijk 15 november weg. Eerder mag altijd. Een vaste factuurdag per maand helpt je om het niet te vergeten.

Welke btw zet je erop?

Meestal reken je 21% btw. Voor een aantal goederen en diensten geldt 9% of 0%. De lijst staat bij de btw-tarieven van de Belastingdienst. Je zet het tarief en het bedrag apart op de factuur.

Soms betaalt je klant de btw in jouw plaats. Dat heet btw verlegd. Het geldt bijvoorbeeld als je een dienst levert aan een bedrijf in een ander EU-land. Je rekent dan geen btw. Op de factuur staan dan “btw verlegd” en het btw-id van je klant.

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), dan reken je geen btw. Voor de btw hoef je dan geen facturen te sturen. Stuur je toch een factuur, dan zet je erop dat je vrijgesteld bent van btw.

Mag een kleine factuur korter?

Ja. Is de factuur niet meer dan €100, met btw, dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen. Daarop staan de datum, je naam en adres, wat je leverde en de btw. Dat mag niet bij leveringen aan klanten in een ander EU-land, en ook niet als de btw daar verlegd is. Een creditnota mag ook een vereenvoudigde factuur zijn, met een verwijzing naar de oude factuur (Ondernemersplein).

Wat doe je bij een fout?

Een verstuurde factuur pas je niet zelf aan. Je maakt een creditnota die naar de oude factuur verwijst, met een eigen nummer. Daarna stuur je zo nodig een nieuwe factuur. In je administratie zie je dan wat er gebeurde. Je bewaart al je facturen zeven jaar.

Hoe helpt Lyto Sum bij je eerste factuur?

Lyto Sum kent alle 17 factuureisen uit de wet. Daar komt je KvK-nummer bij, dat de Belastingdienst ook vraagt. Voordat een factuur weggaat, kijkt Sum of alles erop staat. Mist er iets, bijvoorbeeld je btw-id, dan gaat de factuur niet weg. Sum zegt dan wat er mist.

Sum nummert je facturen zelf, op volgorde. Een uitgegeven factuur ligt vast. Een fout herstel je met een creditnota. Kies je btw verlegd of de KOR, dan zet Sum de juiste tekst op de factuur.

De app is in het Engels. Je factuur kan Nederlands of Engels zijn, en Nederlands is de standaard. Lyto geeft geen belastingadvies. Twijfel je over het tarief of over btw verlegd, kijk dan bij de Belastingdienst.

Lyto kost €10 per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling, voor alle zeven apps. Wat dat betekent met de KOR, lees je bij prijzen. Wil je weten wat Sum verder doet, zoals herinneringen? Kijk bij facturatieprogramma voor zzp’ers.