Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?

Een betalingsherinnering is een vriendelijke melding dat de factuur nog openstaat. Een aanmaning is formeler. Je noemt de factuur en je eerdere herinnering, en je geeft een laatste termijn. Bij een particulier moet je een aanmaning sturen voordat je incassokosten mag vragen.

Mag ik incassokosten vragen aan een particulier?

Ja, maar pas na een aanmaning zonder kosten. Daarin geef je 14 dagen om te betalen, vanaf de dag na de aanmaning. Je zet erin hoeveel incassokosten je vraagt als de klant niet betaalt. De kosten zijn 15% van de eerste €2.500, met een minimum van €40.

Hoeveel rente mag ik vragen als een klant te laat betaalt?

Bij een zakelijke klant is de wettelijke handelsrente 10,4%, sinds 1 juli 2026. Bij een particulier is de wettelijke rente 4%, sinds 1 januari 2026. De percentages veranderen. Kijk dus bij Rijksoverheid voor het percentage van nu.

Stuurt Lyto Sum herinneringen voor mij?

Dat kan, als je het aanzet. Sum heeft een schema met drie stappen: een herinnering, een tweede herinnering en een aanmaning. Je kiest per stap of Sum hem zelf verstuurt. Sum rekent geen rente en geen incassokosten uit.

Betalingsherinnering en aanmaning: als je klant niet betaalt

Betaalt een klant niet op tijd, dan stuur je eerst een betalingsherinnering. Betaalt hij dan nog niet, dan volgt een aanmaning. Bij een zakelijke klant loopt de wettelijke handelsrente vanaf de dag na de vervaldatum. Bij een particulier mag je pas incassokosten vragen na een aanmaning met 14 dagen om te betalen. In die brief staat welke kosten je dan vraagt.

Je factuur is verstuurd, maar de vervaldatum is voorbij en er is niets binnen. Wat doe je dan? Dit artikel hoort bij zzp’er worden: de checklist, stap 7. De stappen komen van Ondernemersplein, op de pagina stappenplan: klant betaalt factuur niet.

Welke betalingstermijn geldt?

De betalingstermijn zet je op je factuur, of in je algemene voorwaarden. Spreek je niets af met een zakelijke klant, dan is de termijn 30 dagen. Met een bedrijf spreek je meestal hooguit 60 dagen af. Een groot bedrijf moet een zzp’er binnen 30 dagen betalen. De regels staan bij betalingstermijn, incassokosten en wettelijke rente.

Voor een particulier geldt geen vaste termijn in de wet. De termijn moet redelijk zijn. Zet hem daarom op je factuur.

Wat doe je als de vervaldatum voorbij is?

Ondernemersplein noemt deze stappen.

Bel je klant. Misschien is de factuur kwijt, of klopt er iets niet. Een telefoontje lost veel op.
Stuur een betalingsherinnering. Doe dat een paar dagen na de vervaldatum. Noem het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum. Houd de toon vriendelijk.
Stuur een aanmaning. Betaalt de klant dan nog niet, dan stuur je een formele brief. Je noemt wat je leverde, de factuur en je herinnering. Je geeft een laatste termijn om te betalen.
Vraag rente en incassokosten. Wat je mag vragen, hangt af van je klant. Dat lees je hieronder.
Spreek een betalingsregeling af. Kan de klant niet in één keer betalen, dan kun je het bedrag in delen laten betalen.

Bewaar je herinneringen en aanmaningen. Ze horen bij je administratie, en je hebt ze nodig als je later een incassobureau inschakelt.

Mag je wettelijke rente vragen?

Ja. Bij een zakelijke klant loopt de wettelijke handelsrente vanaf de dag na de vervaldatum. Je hoeft de klant daarvoor eerst geen aanmaning te sturen. Dat staat in artikel 6:119a van het Burgerlijk Wetboek. Volgens Ondernemersplein moet je klant wel weten dat je rente vraagt. Zet het daarom op je factuur.

De handelsrente is 10,4% per jaar, sinds 1 juli 2026. Voor een particulier geldt de gewone wettelijke rente. Die is 4%, sinds 1 januari 2026. De percentages veranderen. Het percentage van nu staat bij hoogte wettelijke rente.

Wanneer mag je incassokosten vragen?

Incassokosten zijn de kosten die je maakt om je geld binnen te krijgen. De wet zet er een maximum op, met een staffel:

15% van de eerste €2.500;
10% van de volgende €2.500;
5% van de volgende €5.000;
daarboven een lager percentage, tot €6.775 in totaal.

Het minimum is €40. Op een factuur van €800 is het maximum dus €120. De bedragen staan bij hoogte incassokosten.

Is je klant een particulier? Dan mag je pas incassokosten vragen na een aanmaning zonder kosten. Dat heet ook wel de veertiendagenbrief. Volgens artikel 6:96 moet daar dit in staan:

je geeft 14 dagen om te betalen, vanaf de dag na de aanmaning;
je zegt wat er gebeurt als de klant niet betaalt;
je noemt het bedrag aan incassokosten dat je dan vraagt.

Heb je meer open facturen bij dezelfde particulier? Dan zet je ze in één aanmaning.

Is je klant een bedrijf? Dan heb je volgens Ondernemersplein recht op een standaardvergoeding van €40. De aanmaning van 14 dagen is bij een bedrijf niet verplicht.

En als de klant dan nog niet betaalt?

Dan kun je een incassobureau, een deurwaarder of een advocaat inschakelen. Een incassobureau moet geregistreerd zijn. Sinds 1 oktober 2026 geldt: is het dat niet, dan hoeft een klant met een schuld de incassokosten en de oplopende rente niet te betalen. Kijk dus eerst in het register incassodienstverlening van Justis. Het nieuws staat bij Rijksoverheid.

Wacht niet te lang. Een factuur aan een bedrijf verjaart na 5 jaar. Leverde je een dienst aan een particulier, dan is dat ook 5 jaar. Verkocht je een product aan een particulier, dan verjaart de factuur na 2 jaar.

Wat gebeurt er met de btw?

Werk je met het factuurstelsel, dan betaal je de btw al als je factureert. Dat doe je ook als de klant nooit betaalt. Hoe dat in je aangifte gaat, lees je bij je eerste btw-aangifte.

Betaalt de klant niet, dan krijg je die btw terug. Dat kan zodra zeker is dat de klant niet betaalt. Is de factuur 1 jaar na de vervaldatum nog niet betaald, dan telt hij in elk geval als oninbaar. Je verwerkt het in je gewone aangifte. Je verlaagt dan je omzet en de btw in rubriek 1a of 1b. Betaalt de klant later toch, dan geef je de btw weer aan. Alles staat bij teruggaaf door oninbare vorderingen.

Hoe helpt Lyto Sum bij herinneringen?

In Lyto Sum kies je een schema voor herinneringen. Een schema heeft drie stappen: een herinnering, een tweede herinnering en een aanmaning. Standaard staan ze op 3, 14 en 30 dagen na de vervaldatum. Die dagen pas je zelf aan.

Per stap kies je of Sum hem zelf verstuurt. Dat staat eerst uit. Je kunt de volgende stap ook zelf versturen vanaf de factuur. Is een factuur al lang te laat, dan stuurt Sum één mail met de stap die bij die datum past.

De teksten schrijf je zelf. Zijn je facturen in het Nederlands, dan begin je met Nederlandse teksten. Heeft de factuur een betaallink, dan staat die in elke herinnering. In de ouderdomsanalyse zie je welke facturen openstaan, en hoe lang al. Daar kun je ook meerdere facturen tegelijk herinneren.

Sum rekent geen wettelijke rente en geen incassokosten uit. De standaard aanmaning noemt ook geen incassokosten. Stuur je een aanmaning aan een particulier en wil je incassokosten vragen? Dan pas je de tekst zelf aan volgens de regels hierboven. Lyto geeft geen juridisch advies.

De app is in het Engels. Je herinneringen en aanmaningen kunnen in het Nederlands. Eén schema zit in elk abonnement. Lyto kost €10 per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling, voor alle zeven apps. Wat dat betekent met de KOR, lees je bij prijzen. Wat Sum verder doet met je facturen, lees je bij facturatieprogramma voor zzp’ers.