Urenregistratie voor zzp'ers

Waarom houdt een zzp’er uren bij?

Er zijn twee redenen. De eerste is je factuur. Werk je op uurbasis, dan bepalen je uren wat je klant betaalt. Een uur dat je vergeet te schrijven, krijg je niet betaald.

De tweede reden is de Belastingdienst. Voor de zelfstandigenaftrek werk je minstens 1.225 uur per kalenderjaar aan je onderneming. Dat heet het urencriterium. Ook uren die je niet factureert tellen mee. Denk aan offertes maken, je administratie en je website. Vraagt de Belastingdienst hoe je aan die uren komt, dan laat je je urenregistratie zien.

Waar gaat het mis met losse tools?

Veel zzp’ers schrijven uren in een spreadsheet of een losse app. Aan het eind van de maand zoeken ze de uren per klant bij elkaar. Ze zoeken het tarief op. Daarna typen ze alles over in hun facturatieprogramma.

Bij elke stap kan iets verloren gaan. Een paar uur valt weg omdat je ze niet meer terugvindt. Een klant krijgt het oude tarief. En de uren die je niet factureert, schrijf je vaak helemaal niet op.

Hoe werkt urenregistratie in Tally?

Tally is de urenregistratie van Lyto. Dit zit erin:

• Uren per klant en project. Je schrijft uren op een klant, een project en een taak. De klant is dezelfde klant als in Pipeline, het CRM van Lyto.
• Declarabel en niet-declarabel. Je schrijft ook de uren die je niet factureert. Zo zie je beide soorten uren terug.
• Weekstaten. Een beheerder keurt de weekstaat goed. Werk je alleen, dan doe je dat zelf.
• Van uren naar factuur. Goedgekeurde uren stuur je met één klik naar Sum. Daar worden ze een conceptfactuur met het tarief van het project.
• Projecten en tarieven. Je werkt op uurbasis, voor een vaste prijs of met een retainer. Een nieuw tarief laat je ingaan op een vaste datum.

Urenregistratie en facturatie: Toggl, Clockify of Lyto?

Toggl Track en Clockify zijn bekende losse urenregistraties. Toggl prijst in dollars, Clockify in euro’s. Toggl Track Starter kost $9 per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling, of $12 per maand. Toggl noemt geen btw. Clockify Basic kost €3,99 per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling, exclusief btw. Facturen maak je in Clockify vanaf Standard, voor €5,49 per gebruiker per maand.

Bij Toggl Track heb je voor je facturen nog een facturatieprogramma nodig. Clockify maakt facturen vanaf Standard, maar is geen boekhoudprogramma. In Lyto gaan je uren naar Sum. Sum maakt facturen volgens de Nederlandse regels en houdt je boekhouding bij.

Wat Tally niet doet

Tally schrijft uren en stuurt ze naar je factuur. Het is geen planningstool en geen salarisadministratie. Heb je een team dat je per dienst inroostert, dan heb je daar een aparte tool voor nodig.

Tally berekent ook niet voor je of je aan het urencriterium voldoet. Je hebt wel alle uren op één plek, ook de uren die je niet factureert.

Houd je je uren nu nog in Excel bij? Lees dan hoe je je urenregistratie uit Excel overzet naar Tally.

Wat het kost

Tally zit in elk abonnement van Lyto. Een zzp’er betaalt €10 per maand bij jaarlijkse betaling, of €13 per maand. Daarvoor krijg je alle zeven apps, ook Sum voor je facturen en Pipeline voor je klanten. De proefperiode duurt 14 dagen en je hebt geen creditcard nodig.